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Qu’est-ce que le formulaire S3201

Par Stéfanie , le 6 juin 2022

Un de vos salariés doit partir en congé maladie, maternité/paternité ou venez d’adopter un enfant ? En tant qu’employeur, vous devez compléter un document spécifique qui est consacré au versement du dédommagement journalier de votre employé. Il s’agit du formulaire S3201 que l’on connait plus sous l’appellation de cerfa 11135*4. Une fois que l’attestation est établie, elle devra être envoyée vers la caisse d’assurance maladie de l’employé. Il y a cependant des règles qu’il faut respecter.

Le formulaire s3201 pour le paiement des indemnités

Le formulaire S3201 ou cerfa 11135*04 est un document qui va faire office d’attestation de salaire. Il va devoir être rempli par le dirigeant de l’entreprise en cas d’un arrêt de travail du salarié. Il est très indispensable pour le salarié, car il pourra prétendre aux indemnisations journalières pour un congé prolongé. Les informations qui seront inscrites dans le formulaire S3201 seront analysées par l’assurance de l’employé pour savoir quel montant sera versé pour l’indemnité.

Il faut noter que l’employeur est tenu de remplir le document et de l’envoyer l’assurance de l’employé. Qu’importe les raisons de la pause au travail : grossesse, maladie, paternité, accueil d’un enfant, etc. En cas de manquement à cette obligation, l’employeur s’expose à des poursuites devant le conseil des Prud’hommes.

Télécharger le questionnaire

Après un arrêt de travail d’un de vos salariés, deux solutions s’offrent à vous afin d’établir une attestation de salaire. Il est possible de télécharger le formulaire S3201 en allant sur le site de l’assurance maladie (amelie.fr). Une fois que c’est fait, vous n’aurez qu’à le remplir et à l’envoyer à l’assurance maladie de l’agent.

Si vous voulez le faire directement en ligne, il vous suffira d’aller sur le site net-entreprises.fr. Pour cette deuxième solution, vous pourrez grandement accélérer le processus nécessaire à l’accession des dédommagements journaliers.

Vous devez noter que chaque employeur devra procéder au remplissage du formulaire S3201, une fois que l’avis d’arrêt de travail de son salarié a été reçu et quand son congé sera fini. Il devra aussi établir une attestation de salaire si le travailleur doit allonger son congé au-delà de six mois ou s’il doit reprendre son emploi pour des raisons thérapeutiques.

Remplir le questionnaire

Quel que soit le moyen que vous avez choisi pour établir l’attestation de salaire de votre agent (par internet ou envoi par la poste), chaque information que vous devez renseigner dans le formulaire reste le même. Ce document se divise en quelques sections qu’il faudra remplir consciencieusement pour que l’assurance puisse la recevoir et permettre de déterminer les indemnisations journalières de votre employé.

L’en-tête

Avant de remplir chaque partie, vous devez indiquer le motif de la pause dans le travail ou du congé prolongé de l’employé dans l’en-tête. Vous pouvez par exemple cocher sur « maladie », « maternité » ou « paternité ».

La section 2

Une fois que la raison a été indiquée, il faudra remplir la partie « Employeur » où vous devez noter les informations vous concernant ainsi que concernant votre entreprise. Dans cette première partie, il faudra renseigner votre nom ou votre prénom, ou la dénomination de la structure.

Vous devez aussi informer l’adresse de cette dernière, son numéro de téléphone, ainsi que le numéro SIRET. Il  y a une case que vous devez cocher à droite du formulaire pour une entreprise temporaire.

La section 3

Les deux premières sections sont assez faciles à remplir. Ce n’est pas forcément le cas de la troisième partie. Elle se compose de deux sous-parties et devra contenir toutes les informations nécessaires pour évaluer les indemnités du salarié par son assurance. Vous devez renseigner dans le champ « situation à la date d’arrêt »  si le travailleur était au travail ou a pris des congés payés. Puis, notez la date du dernier jour de travail ainsi que la date de la reprise, à gauche.

Si le travailleur a repris son à mi-temps, cochez la case correspondante à « Motif médical » ou « Raison Personnelle », sur la partie « Reprise à temps partiel ». En bas de cette ligne, cochez « Cas général » si le salarié s’occupe d’un travail continu ou « Cas particulier » s’il fait un travail discontinu comme vendeur ou pigiste. Complétez ensuite les cases à droite de celle-ci avec la somme des cotisations salariale pendant la période durant laquelle elles ont été calculées.

Pour le salarié qui a effectué 200 heures de travail durant les 3 mois ayant précédé la date de départ en congé, cochez « Plus de 200 h » et mettez la cotisation dans la case située au-dessus. S’il a fait plus de 800 heures durant les 12 mois qui ont précédé son arrêt, il faudra indiquer « Plus de 800 h » et mettre le montant des cotisations exact dans la case correspondante.

Dans le tableau de la seconde sous-section de la partie 3, il faudra mettre la période de référence. Si le travailleur fait un travail de manière continue, vous devrez considérer les trois dernières paies. S’il travaille de manière discontinue, vous devez vous référer à ses 12 dernières paies. Après la période de référence, mettez les salaires bruts dans « Salaires de référence ». Pour qu’il n’y ait pas d’erreur dans le calcul des indemnités, le mieux serait de préciser le caractère brut des montants inscrits dans le tableau.

A part la période ainsi que les salaires de référence, il faudra indiquer encore une fois le motif  pour avoir arrêté le travail dans cette partie (COP pour congés payés et MAL pour maladie, etc.), le nombre total d’heures effectuées par le travailleur, celui qu’il aurait éventuellement pu réaliser s’il avait travaillé à temps complet. Il vous est possible de joindre directement des photocopies des bulletins de paye du salarié avec le formulaire si vous avez du mal à remplir le tableau.

La section 4 et 5

La section 4 de ce questionnaire est une attestation sur l’honneur que le travailleur devra signer pour un congé de maternité, de paternité ou d’accueil d’enfant.

Dans la partie 5, elle est réservée à la demande de subrogation. Vous devez savoir que des accords de branche ou conventions collectives donnent aux salariés l’occasion d’avoir une mensualité complète ou partielle pendant l’arrêt. Dans ce cas de figure, le chef pourra demander une subrogation et recevoir les dédommagements qui devront être donnés à son employé. Afin de compléter cette partie, vous devez informer la date à laquelle vous voulez demander la subrogation en dessous de la partie qui correspond à « Période pendant laquelle l’employeur demande la subrogation ». Vous devez ensuite donner le numéro du compte postal ou bancaire. Enfin, le travailleur devra signer sur la partie droite de cette partie afin de vous autoriser à recevoir ses dédommagements journaliers.

La gestion des pauses des travailleurs

La santé ne peut pas se contrôler. Il est donc difficile de prévoir des arrêts maladie, sauf pour une intervention chirurgicale programmée. Cela peut devenir très problématique, surtout si vous avez plusieurs agents qui doivent s’absenter au même moment. Afin de vous aider au mieux à vous organiser, il faudrait penser à utiliser un logiciel de gestion des pauses . Si vous ne savez pas lequel choisir, vous pouvez utiliser un My Intranet. Avec ce logiciel, vous pourrez gérer :

  • Tous les genres de pauses (maladies, RTT, etc.),
  • Les validations de demande, suivant leurs droits,
  • Les heures sup,
  • Les plannings.

Tout le monde va gagner dans l’utilisation de ce genre de logiciel. Quand il y a une modification, tout le monde recevra un email pour ne pas rater des informations importantes. Cela va aussi simplifier le travail de la compta quand elle devra générer les fiches de paie, en plus de diminuer le risque d’erreur.