Mise en place de la comptabilité d’une entreprise : comment procéder ?

Vous avez enfin terminé les démarches nécessaires au projet de création de votre entreprise. Vous devez maintenant penser à la mise en place d’un système de gestion et de comptabilité efficace et opérationnel. Il peut s’agir de l’une des étapes les moins excitantes de la création de l’entreprise, mais planifier votre gestion comptable s’avère être indispensable. La mise en place de la comptabilité d’une entreprise comporte divers points que tout entrepreneur se doit d’appréhender.

Connaitre le système de comptabilité à adopter

Le régime d’imposition dépend du choix du statut juridique de votre entreprise. Le mode de gestion et les comptes de résultat ou des bénéfices diffèrent les uns des autres selon le système de comptabilité à mettre en place.

Cas des entreprises au régime réel d’imposition

Pour les entreprises au régime réel d’imposition, deux systèmes de comptabilité s’imposent : la comptabilité d’engagement et la comptabilité de trésorerie. Dans l’exercice comptable, le premier système consiste à insérer les recettes dès l’acquisition et les dépenses à partir de l’engagement. La tenue d’une comptabilité de trésorerie reste permise si votre entreprise est soumise à un régime réel simplifié ou à une déclaration contrôlée. Comparé à la comptabilité d’engagement, ce système se classe parmi les plus simples, car les mouvements de votre trésorerie font l’objet d’un enregistrement en cours d’exercice. Les dettes et les créances sont tenues en compte à la clôture de l’exercice comptable. Dans les deux cas, demander les services d’un cabinet d’expertise comptable vous facilitera les tâches.

Cas des micros entreprises

Être à la tête d’une petite entreprise signifie un allègement des obligations comptables. Compte tenu de sa faible trésorerie, ce type d’entreprise n’a pas besoin d’établir des comptes annuels. La souplesse du régime fiscal s’applique également au compte de résultat de la micro-entreprise. La gestion de l’entreprise requiert cependant un livre de recettes contenant les encaissements et les détails de chaque opération. Un registre des achats mentionnant la sortie avec les détails de toutes les dépenses est aussi nécessaire. Si vous exercez dans le domaine de la vente, de l’hôtellerie ou d’autres secteurs, vous n’aurez pas besoin de tenir ce registre pour votre exercice comptable. Les entreprises déclarées sous ce régime fiscal ont souvent recours aux compétences d’un expert-comptable pour la gestion de leur comptabilité.

Choisir le bon logiciel comptable

Pour mettre en place un système de comptabilité efficace, l’utilisation d’un logiciel de comptabilité aide un dirigeant de l’entreprise à la gestion de ses comptes. Cet outil comptable garantit un résultat efficace, mais sa mise en place requiert le respect de quelques normes et principes de comptabilités. Afin de procéder à son installation sur un ordinateur monoposte, en réseau ou en ligne, l’entreprise doit se procurer les moyens financiers et humains nécessaires. Un logiciel de comptabilité fonctionne généralement de manières identiques et permet d’atteindre le même résultat, mais son paramétrage diffère d’un outil à l’autre. L’ajustement de son mode de fonctionnement passe par plusieurs étapes.

Mettre en place un plan de compte

Un plan comptable désigne avant tout un système qui regroupe, d’une manière ordonnée, toutes les informations financières et relatives à la comptabilité de l’entreprise. L’objectif d’un logiciel de comptabilité est de classer les opérations comptables selon le standard de présentation prévu par le Plan comptable général (PCG). Cette expression concerne trois systèmes, dont la présentation abrégée, la présentation de base et la présentation développée. À noter également qu’un système personnalisé et cohérent comporte un niveau de détail des comptes qui varie en fonction de la taille et des activités de l’entreprise.

Ouvrir des journaux et comptes auxiliaires

En règle générale, seules les petites entreprises ont le droit de procéder à l’enregistrement de leurs écritures comptables. Afin de minimiser les erreurs de comptes, l’exercice comptable doit être tenu dans un journal unique. Pour les autres opérations comptables, il vous faut des journaux auxiliaires qui servent à enregistrer les achats, la vente, le salaire et les autres soldes intermédiaires. Quant à la gestion de comptes clients et fournisseurs, ils nécessitent également un compte auxiliaire, au lieu des comptes généraux classiques.

Saisir les opérations courantes

Cette étape contribuera à l’émission et la réception des documents comptables comme les factures, les relevés bancaires et les avoirs clients ou fournisseurs. Vous recevez ces documents comptables en cours d’exercice et les traduisez dans la comptabilité de l’entreprise. Cette tâche porte le nom de saisie comptable des pièces justificatives.

Dans le document, chaque pièce doit être à sa place vous permettant ainsi de procéder à la bonne gestion de la comptabilité de l’entreprise. Les factures d’achats vont, par exemple, avec le journal d’achat, les factures de vente iront dans le journal de vente et les relevés bancaires dans le journal de banque. Pour faciliter la gestion de leur compte, certaines entreprises optent pour la comptabilité de trésorerie avec une récupération automatique des relevés bancaires.

La saisie des opérations courantes de l’exercice comptable constitue un long processus. Lors des comptes annuels, la mise en place d’une méthode de classement exige un lien entre les pièces jointes et leur écriture comptable. Le classement peut se faire par ordre chronologique ou alphabétique. Dans ce cas, il vous suffit de reporter le classement attribué par le logiciel comptable sur chaque pièce justificative.

Clôturer l’exercice comptable

Avant de procéder à la clôture de l’exercice comptable, les travaux de révision comptable et des comptes annuels s’imposent. Ces principes consistent à vérifier d’éventuelles erreurs qui peuvent se glisser dans les soldes des comptes et des comptes de gestion. L’objectif étant d’élaborer les comptes annuels de l’entreprise, la clôture d’un exercice comptable passe par quelques étapes.

La première concerne l’inventaire physique des stocks et des immobilisations. Il faudrait ensuite procéder au réajustement du bilan et du compte de résultat pour enfin calculer et comptabiliser les impôts. Une fois ces travaux terminés, l’entreprise doit passer à l’édition des livres de compte. Cette phase marque la fin d’un exercice comptable et l’ouverture d’un nouvel exercice comptable.

Choisir l’expert-comptable

Avoir recours aux services d’un cabinet d’expertise comptable vous est bénéfique, si vous ne disposez pas de compétence en gestion et comptabilité de l’entreprise. En fonction de l’organisation et du choix de la procédure de comptabilité choisi, vous aurez la possibilité de confier la totalité de la comptabilité à votre expert-comptable. Afin de garder le contrôle sur les comptes, il convient de gérer une partie de la comptabilité en interne et transférer le reste à votre expert-comptable. Dans les deux cas, l’exercice comptable comporte diverses tâches bien distinctes.

Confier la totalité de votre comptabilité à un expert-comptable

Dans cette optique, il suffit de communiquer vos documents comptables au cabinet d’expertise comptable. Ce choix offre l’avantage d’un bilan bien établi, mais les honoraires risquent de vous revenir cher.

S’occuper d’une partie de votre comptabilité

Si vous préférez vous charger de la gestion entière de votre entreprise, il faut vous préparer à de nombreuses tâches. Le travail comptable consiste à faire l’enregistrement de vos factures d’achat et de vente ainsi que de vos opérations de trésorerie en comptabilité. L’expert-comptable ne réalise que des opérations courantes comme la déclaration de la TVA, le paiement de fournisseurs et l’enregistrement des opérations de fin d’exercice. Dans cette configuration, vous réalisez des économies sur les honoraires de l’expert-comptable, mais l’enregistrement des documents comptables vous prendra plus de temps.