Tampon encreur d’entreprise : les mentions à prévoir et le bon format

Le tampon fait souvent partie des premiers achats d’une entreprise qui démarre, au même titre que les cartes de visite. Avant de le commander, deux questions se posent : que doit-il contenir et quel modèle choisir ? Nous faisons le point, statut par statut, puis format par format.

Tampon facultatif, mentions obligatoires : ce que dit le Code de commerce

Aucun texte ne vous oblige à posséder un tampon. Ce que le Code de commerce impose, aux articles R123-237 et suivants, c’est la présence de certaines mentions sur vos papiers d’affaires : factures, bons de commande, tarifs, documents publicitaires, correspondances, etc. Le tampon est simplement un moyen pratique de les apposer sur un document, tel qu’un formulaire d’un partenaire, un bon de livraison ou une attestation.

Il n’a pas non plus de valeur juridique propre et ne remplace pas votre signature, mais l’accompagne. Certains interlocuteurs, comme une banque, un client ou un organisme, peuvent toutefois vous demander un document « signé et tamponné ». Mieux vaut donc que son contenu soit exact.

Les mentions à faire figurer selon votre statut

Les mentions obligatoires dépendent de la forme de votre entreprise et, parfois, de votre métier. TGL Création, graveur installé à Lavérune, près de Montpellier, détaille dans un guide le texte d’un tampon professionnel, avec des exemples par profession et la répartition des mentions ligne par ligne. Nous reprenons ci-dessous les cas les plus fréquents chez les créateurs.

Vous dirigez une société (SARL, SAS, SA…)

Dans le cas où vous dirigez une société, plusieurs mentions doivent être présentes :

• la dénomination sociale, en entier, précédée ou suivie de la forme juridique ;
• le montant du capital social, pour les SARL et les sociétés par actions ;
• l’adresse du siège social ;
• le numéro SIREN, suivi de la mention « RCS » et de la ville du greffe où la société est immatriculée.

Vous êtes entrepreneur individuel, micro-entrepreneur compris

Depuis le 15 mai 2022, votre nom doit être précédé ou suivi de la mention « EI » ou « entrepreneur individuel ». S’y ajoutent l’adresse de votre entreprise, votre numéro SIREN et, si vous êtes commerçant, la mention « RCS » suivie de la ville du greffe.

Si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA, la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » doit figurer sur vos factures. Vous pouvez l’intégrer au tampon ou la laisser sur votre modèle de facture.

D’autres informations sont facultatives mais souvent utiles : le numéro SIRET, qui ajoute au SIREN cinq chiffres identifiant votre établissement, le code APE, le numéro de TVA intracommunautaire si vous en avez un, vos coordonnées et votre logo.

Certaines professions ajoutent leurs propres mentions, comme un avocat qui indique son barreau.

Organisez le texte sur l’empreinte

Un tampon d’entreprise compte en général cinq lignes de texte. Un logo occupe l’équivalent de deux ou trois lignes selon sa taille et il faut donc arbitrer.

Nous vous conseillons de regrouper certaines mentions sur une même ligne, par exemple le SIRET et le numéro de TVA, ou la dénomination et la forme juridique. Placez en premier ce que votre interlocuteur doit lire d’abord, c’est-à-dire le nom de l’entreprise, et évitez les abréviations dans la dénomination.

Relisez chaque chiffre avant de valider la maquette. Une erreur au niveau du numéro SIREN rend votre tampon inutilisable.

Choisissez le modèle selon l’usage

Le bon format dépend de la fréquence d’utilisation et de l’endroit où vous tamponnez. Les catalogues de tampons encreurs personnalisés se répartissent en plusieurs familles : modèles à composer soi-même, dateurs, formules prêtes à l’emploi comme « Payé », modèles par métier.

Pour votre entreprise, voici les principales options :

• le tampon automatique en plastique, avec cassette d’encre intégrée, pour un usage régulier au bureau : le Trodat Printy 4913, avec son empreinte de 58 × 22 mm et jusqu’à cinq lignes, correspond à un format courant pour un cachet d’entreprise ;
• le tampon automatique à monture métallique, plus robuste, pour un service qui tamponne toute la journée (comptabilité, courrier) ;
• le tampon de poche, qui se glisse dans une sacoche, pour les artisans et les commerciaux qui font signer des documents chez le client ;
• le tampon dateur, avec une formule comme « Reçu le » ou « Payé le », pour enregistrer le courrier entrant ou les règlements.

Pour l’encre, le noir convient à la plupart des usages. Néanmoins, certaines entreprises choisissent le bleu, qui permet de distinguer au premier coup d’œil un original d’une photocopie en noir et blanc.

Un tampon bien rédigé vous fera gagner du temps pendant des années. Prenez le temps de vérifier vos mentions sur votre extrait d’immatriculation ou votre avis de situation au répertoire Sirene et choisissez le modèle adapté à votre rythme.

Pour information, un changement d’adresse ou de forme juridique entraîne automatiquement la conception d’un nouveau tampon.