Aménagement d’une salle de réunion : nos conseils

Endroit stratégique où toutes les décisions concernant une entreprise sont prises, une salle de réunion nécessite un aménagement particulier. Comme l’environnement influe sur la créativité et la capacité des collaborateurs à réfléchir sur un sujet, la décoration et la disposition des mobiliers de cette pièce font une grande différence. Du choix des meubles à l’espacement entre les chaises, en passant par la disposition des équipements, tout doit permettre au manager et à son équipe de bien gérer la réunion. Une panne d’inspiration ? Voici nos conseils pour l’aménagement de votre salle de réunion !

Choisir l’emplacement de la salle de réunion

Après la définition de la taille d’une salle de réunion selon l’espace disponible, il convient de passer à la conception de la pièce. Il s’agit de déterminer si vous désirez un endroit clos avec des murs modulables ou fixes ou encore une salle entourée de baies vitrées. Dans tous les cas, notez que chaque option a des avantages et inconvénients.

Une salle de réunion close

Un espace délimité par des murs permet de vous isoler de l’environnement extérieur et de mieux vous concentrer sur l’objet de la réunion. Cet isolement a également des inconvénients, si les collaborateurs ont besoin du contact avec l’extérieur pour se détendre et mieux exprimer leurs idées.

Salle de réunion fermée par des parois vitrées

Prisé des grandes entreprises, ce type de salle de réunion offre plusieurs avantages au dirigeant et son équipe lors d’une assemblée. Pour un manager, cet aménagement permet d’assister à une réunion et surveiller en même temps ses collaborateurs. En optant pour une pièce entourée des parois vitrées, les participants risquent, par contre, d’être distraits par la vue extérieure et perdre de vue l’ordre du jour.

Salle de réunion à cloison mobile

Pour une réunion à plusieurs participants, cet aménagement offre suffisamment d’espace pour accueillir plusieurs collaborateurs. Les séparations étant modulables, il suffit d’ôter la cloison mobile ou de la déplacer pour profiter d’un espace supplémentaire. Cette mobilité engendre cependant du travail supplémentaire, lorsqu’il s’agit de réduire la salle de réunion et de recevoir moins de collaborateurs.

Meubler une salle de réunion

Lors de la décoration de votre salle de réunion, rappelez-vous que le confort des participants importe aussi bien qu’un aménagement réussi. L’agencement et le choix des mobiliers doivent tenir compte de ce critère.

Tables solides et modulables

Afin d’éviter un effet visuel désagréable, la dimension des tables obéit à l’espace dont vous disposez. Pour une petite pièce, pensez à opter pour un modèle moins encombrant, mais privilégiez un mobilier robuste. Les participants peuvent se déplacer aisément dans la salle, sans déranger leurs collègues, si vous prévoyez un passage de 90 à 120 cm sur chaque côté de la table.

Chaises et fauteuils rembourrés

Avant d’installer les chaises, il convient de tenir compte de l’espace vital de chaque participant. Pour cela, il est préférable de laisser un écart de 60 cm ou plus ente les assises afin d’optimiser le confort. Opter pour des chaises rembourrées et disposant de roulettes évite à vos collaborateurs le désagrément de devoir les soulever à chaque mouvement.

Mobiliers modulables

La durée de la réunion et le nombre de participants peuvent varier en fonction de l’ordre du jour et les décisions à prendre. Afin de se préparer à toute éventualité, l’entreprise peut miser sur les mobiliers modulables et extensibles. Des assises à l’image de la société, des tables à roulettes et pliables sont des choix judicieux pour que tous les collaborateurs puissent profiter de l’assemblée. Quant à l’agencement, il doit permettre aux participants de se regrouper en plusieurs équipes, en fonction du besoin de l’entreprise ou de la réunion.

Équiper votre salle de réunion

L’aménagement d’une salle de réunion dépend de l’objectif et du sujet à aborder. L’équipement d’une salle conçue pour un brainstorming et un workshop diffère légèrement de celui dédié à accueillir une vidéoconférence avec un PDG. En règle générale, ces équipements concernent les matériels de connexion, l’éclairage et la sonorisation.

Équipements de connexion

Pour faciliter la présentation, pensez à installer un écran de projection que chaque intervenant peut voir à partir de son siège. Les équipements comme un ordinateur, un vidéoprojecteur ainsi qu’une commande à distance sont également utiles pour faciliter la communication. Ces éléments servent plus à une réunion de présentation ou d’information en visioconférence qu’à d’autres séances. Pour tous ces matériels, la configuration doit se faire à l’avance.

Équipement de sonorisation

Pour un aménagement réussi, l’idéal serait de permettre à tout participant d’être entendu et de pouvoir mieux entendre. Utile lors d’une audioconférence, la sonorisation de la salle doit être adaptée en fonction du nombre de participants. Ainsi, vous évitez une interruption en cours de réunion pour un problème de sonorisation.

Équipements dédiés à l’écriture

Si la réunion vise à résoudre un problème ou à réunir des idées sur de nouveaux produits, il est préférable d’avoir des matériels d’écriture à disposition. Dans ce cas, installer un tableau blanc ou mettre du papier blanc adhésif facilite l’intervention des collaborateurs. Pour la pose, préférez un support à roulette afin de pouvoir le déplacer. Prévoyez également de stylo ou de marqueur, selon le matériel d’écriture choisi.

Éclairage

Dans une salle de réunion, la lumière joue également un rôle important. Pour le confort de l’équipe, il doit permettre la lecture de l’affichage sur l’écran de projection, tout en respectant l’intensité requise pour la prise de note. Il faudrait un éclairage de 500 lx pour avoir une salle de réunion parfaitement éclairée.

Miser sur la décoration

L’aménagement d’une salle de réunion passe également par la décoration de la pièce. Pour cela, vous avez le choix entre une ambiance formelle ou décontractée et la disposition des objets déco en dépend.

Représenter l’image de l’entreprise

Pour une atmosphère formelle, la salle de réunion peut être décorée de manière à refléter l’image et la couleur de l’entreprise. Des tableaux à l’effigie de la société accrochés au mur et des papiers peints font parfaitement l’affaire, si vous désirez rester dans un ton soutenu. Notez cependant que ce type de décor impacte négativement la motivation des participants, surtout s’il est monochrome.

Opter pour une décoration atypique

En plus d’apaiser les participants, l’aménagement d’une salle de réunion avec des objets de décoration insolite suscite une ambiance détendue. Si vous avez besoin d’une créativité optimale, il est conseillé de choisir ce type d’aménagement. Des papiers peints de différents coloris, de guirlandes lumineuses en guise de lumière et des poufs de formes différentes comme sièges donnent un air attrayant à la salle. Pour plus de décoration, des plantes vertes trouvent bien leur place dans une salle de réunion à décor atypique.

Revêtement de sol typique

Afin d’optimiser la concentration, optez pour la moquette : un revêtement connu par sa capacité à dissimuler le bruit. Si vous préférez privilégier le côté esthétique, le PVC reste un excellent choix de par son accessibilité et sa grande variété de couleur. Quant au parquet, il vous garantit un aspect chaleureux et une grande résistance à l’effet du temps.

Attribuer un nom à votre salle de réunion

Pour pouvoir assister à un meeting, vos collaborateurs doivent être capables de retrouver la salle de réunion. Si vous disposez de deux salles de réunion ou plus, pensez à les attribuer un nom distinct et faciliter l’orientation des participants

L’aménagement d’une salle de réunion peut sembler difficile, mais la créativité et l’étude de besoins de chaque entreprise permettent d’avoir un espace convivial. Pour une décoration réussie, vous pouvez faire appel à un professionnel et profiter de leurs expertises dans l’agencement des équipements nécessaires à l’aménagement.