Qu’est-ce qu’un journal de paie et un livre de paie ?

L’administration d’une entreprise requiert un traitement détaillé des chiffres d’affaires. La rémunération des salariés étant une sortie d’argent à bien vérifier pour éviter l’erreur de comptabilité, la gestion de paie reste l’une des opérations importantes d’une entreprise. En règle générale, ce sont les experts-comptables d’une entreprise et la direction des ressources humaines qui se chargent de cette gestion des paies. Le livre de paie et le journal de paie constituent les livres de bord de ces responsables de la rémunération. Et ces documents concernent les entreprises ayant plusieurs salariés.

Le livre de paie : la matérialisation de votre relation avec les salariés

Le livre de paie et ses spécificités

Un livre de paie désigne la récapitulation des informations figurant sur les bulletins de paie de tous les salariés. Il peut être informatisé et conservé dans un support informatique ou transcrit sur un papier. Prisée par les nouvelles entreprises, la forme numérique convient mieux à celles qui souhaitent innover dans la gestion de la société.

L’édition d’un livre de paie sur un support physique ou un registre séduit particulièrement les sociétés préférant garder les vieilles habitudes. Pour cette option, les données doit être côté et paraphé pour pouvoir inscrire toutes les informations nécessaires à la rémunération. Ce type de livre de paie est utilisé par les entreprises souhaitant laisser des traces manuscrites de toutes les entrées et sorties d’argent de la société.

Pour l’entreprise, tenir un livre de paie n’est plus une obligation. L’expert-comptable se doit uniquement d’avoir une copie de la fiche de paie remise aux employés pour une durée prédéterminée. Cependant, le code de travail stipule que vous devez conserver les bulletins de paie des salariés. Ces derniers constituent la preuve d’une relation de confiance entre l’employeur et ses salariés, en plus d’être exigés par la réglementation.

Les contenus d’un livre de paie

Selon les informations qui y figurent, il existe deux formes de livre de paie : détaillé et récapitulatif. Pour la première catégorie, le livre de paie reprend toutes les lignes et les détails du bulletin de paie. Il expose l’ensemble des données relatives aux écritures de paie. Pour la seconde catégorie, le livre de paie n’affiche que les lignes les plus importantes parues dans le bulletin de salaire.

Le bulletin de paie comporte toutes les informations concernant l’employé, à savoir : les données sur le salarié et l’employeur, le montant de rémunération et la date de paiement de son salaire ainsi que la technique de calcul du montant et la mention des congés payés. L’écriture de paie contient également les prélèvements sociaux obligatoires auxquels chaque salarié est soumis.

Il s’agit des cotisations patronales et salariales pour la retraite et l’URSSAF (union de recouvrement des cotisations de sécurité sociale et d’allocation familiale) et de l’Assedic (Association pour l’emploi dans l’industrie et le commerce). Ces données sont nécessaires afin de garantir de la transparence et d’instaurer une relation de confiance entre l’employeur et son personnel.

Le journal de paie : votre comptabilité en détail

Journal de paie : définition

Le journal de paie fait référence à l’écriture comptable retraçant tous les mouvements financiers ayant un rapport avec la rémunération. L‘écriture de paie est aussi un journal auxiliaire semblable au journal des ventes, au journal des achats et au journal en banque. Diverses informations y figurent de façon chronologique. Ce sont :

• La date de l’opération
• Le libellé et le numéro de compte
• Le numéro de paie
• Le libellé d’écriture
• La nature du montant

Ce document de comptabilité contient des informations nécessaires au service des ressources humaines de la société. Il comporte tous les renseignements concernant la somme due, les traitements, les taxes sur les salaires, les avantages et d’autres détails sur l’employé ou sa rémunération. Ce registre auxiliaire se divise en trois écritures : la comptabilisation du salaire net, les charges patronales et les impôts sur salaire.

Comptabilisation de salaire net

La comptabilisation de salaire net peut être détaillée ou résumée, en fonction de l’option de calcul de la rémunération des salariés. Pour la version résumée, il convient d’abord de créditer le compte « Personne – Rémunérations dues », avant de débiter le compte « Rémunération du personnel » pour enfin déterminer le montant du salaire net du personnel. Ce montant est inscrit dans le premier compte. Les deux montants figurant dans ce document doivent être à égalité.

Comptabilisation des charges patronales

La comptabilisation des charges patronales comprend deux parties : les cotisations patronales à l’URSSAF et les diverses responsabilités de l’employeur. Pour le premier, il suffit de débiter le compte « Cotisations à l’URSSAF » et ensuite créditer le compte « Sécurité sociale ». L’autre catégorie concerne la participation pour l’emploi dans l’industrie et le commerce. Débitez d’abord le compte « Cotisation aux Assedic » pour pouvoir créditer le « Compte Assedic ». Afin d’éviter une erreur de saisie, ces deux montants doivent être égaux.

Comptabilisation des charges salariales

La comptabilisation des charges salariales est la plus facile. Il faut seulement créditer les comptes suivant : « caisse de retraite », « sécurité sociale », « prélèvement à la source », « les mutuelles » et les « autres organismes sociaux ».

Comparable à un livre de paie, le journal de paie peut aussi être informatisé ou manuscrit. Pour la version numérique, l’usage d’un logiciel de comptabilité s’avère être obligatoire et son rôle consiste à faciliter les écritures et la gestion de paie. En plus d’être un très grand atout pour la société, il permet d’importer directement la rédaction de paie et de réduire les erreurs de saisie.

Parmi les avantages de cet outil, l’écriture automatique fait gagner du temps lors de l’impression des salaires et des charges dans le journal de paie. Néanmoins, il est conseillé de bien préciser la période des bordereaux dans les libellés afin de faciliter la révision des comptes à la fin du contrat.