Comment rédiger un bon de commande ?

À l’instar de la facture et du devis, le bon de commande est un document couramment utilisé par les entreprises. La conformité de ce document commercial revêt d’une importance majeure, car elle formalise les échanges entre un fournisseur et un acheteur. Grâce à des logiciels de gestion de commande en ligne, il est possible de télécharger un modèle de bon de commande sous format Word ou Excel et de s’en servir pour toute activité.

Qu’est-ce que le bon de commande ?

Rédiger un bon de commande nécessite des techniques particulières. Avant de le réaliser, il est préférable de connaitre et de comprendre son utilité. Le bon de commande désigne un document permettant à une entreprise de confirmer sa vente auprès d’un client. Il constitue un élément de preuve dans le cadre de la transaction physique et contient des informations sur la vente de biens et de services. Cela facilitera la tenue de la comptabilité.

À partit de la signature de ce document comptable par l’acheteur, ce dernier s’engage à réceptionner la commande et à payer le prix préalablement convenu. De son côté, le fournisseur se charge de livrer la commande. En terme juridique, on parle d’un contrat synallagmatique signifiant un engagement réciproque. À noter que le bon de commande est remplacé par le devis dans le cadre d’une prestation de service.

Quels sont les rôles du bon de commande ?

En tant que professionnel, on se pose la question si l’établissement d’un bon de commande est obligatoire. Il faut savoir qu’une vente ne peut être conclue qu’à partir du moment où le client et le fournisseur s’entendent sur le bien et son prix.

Si l’entreprise exerce des activités commerciales et la vente de marchandises, le bon de commande limite les cas de litige et évite les contestations ultérieures liées à la commande effectuée. À la suite d’une vente, la facture éditée fait référence au numéro du bon de commande correspondant.

Il permet également de communiquer au consommateur l’information pré-contractuelle telle que définie par la loi. Il s’agit des caractéristiques essentielles relatives à la commande : description, quantité et prix unitaires des biens vendus. Le bon de commande est un document indispensable dans le déroulement d’un échange commercial. Il garantit la traçabilité des produits pour le fournisseur et l’acheteur.

Que doit contenir un bon de commande ?

Comme tout document légal à l’exemple de la facture et du devis, le bon de commande doit faire apparaître certaines informations importantes. Ce document commercial ne sera pas considéré comme valide, lisible et compréhensible sans les éléments suivants.

• L’identité de l’entreprise (nom, adresse, numéro et lieu RCS, numéro de la TVA intracommunautaire)
• L’identité du client (nom, adresse, numéro de TVA intracommunautaire)
• Le numéro de commande et la date de création, éventuellement le numéro de devis
• La description de la commande passée
• Le prix total de la commande
• Les conditions de la livraison
• Les conditions de règlements
• Une zone réservée à la signature
• Les conditions générales de vente si nécessaire

D’une manière générale, un bon de commande contient des informations permettant d’identifier l’entreprise et des informations spécifiques à la commande. Depuis l’entrée en vigueur de la loi Hamon, certains professionnels disposent du droit de rétractation. Le bon de commande doit alors préciser le délai de rétractation dont disposent les clients particuliers et des conditions d’exercice lors d’une vente à des consommateurs.

Comment rédiger un bon de commande ?

Le bon de commande peut être rédigé sous format papier ou en version électronique. Il faut rappeler qu’en cas d’erreurs comme le manque d’une mention légale, l’entreprise risque une amende. Parmi les informations à intégrer, le numéro de la TVA et l’identification RCS ainsi que le capital social de l’entreprise ne doivent pas être négligés. Dans le cas contraire, la validité de la commande effectuée par le client sera également remise en cause.

Quant aux logiciels d’édition de bon de commande en ligne, ils sont d’un grand secours pour permettre d’imprimer le document commercial en plusieurs exemplaires. L’entreprise peut ajouter un logo, changer le design du bon de commande vierge afin qu’il soit fidèle à l’image de l’entreprise éditrice. Pour répondre à la législation française, l’intégration d’un CGV dans ce document commercial nécessite l’avis d’un spécialiste. En cas d’erreur, l’annulation d’un bon de commande se fait facilement depuis un logiciel en ligne.

Où mentionner les CGV ?

Le CGV ou les conditions générales de vente détaillent les termes de vente ou de la prestation de services ainsi que leurs tarifs. Il est conseillé d’intégrer ce document directement sur les bons de commande et les devis. De cette manière, le client en prend connaissance et l’accepte avant la finalisation de la vente. Certains autoentrepreneurs ajoutent les termes et les CGV au dos du document commercial, tandis que d’autres les mettent sur un document séparé.

Pour un bon de commande électronique, on peut utiliser un système de renvoi au moyen d’une case à cocher certifiant que le client a bien pris connaissance des CGV et les accepte. Dès que ce dernier est signé ou paraphé, il équivaut à un contrat. Il faut signaler que la sanction de la non-communication des CGV a été modifiée. Le législateur a remplacé les sanctions civiles par des sanctions administratives : 15 000 € pour les personnes physiques et 75 000 € pour les personnes morales.

Quels sont les avantages d’un bon de commande ?

Il existe plusieurs avantages à éditer un bon de commande à chaque accord ou prestation fournie. L’entreprise démontre qu’une commande a bien été passée. En cas d’un contrôle fiscal ou d’une autre justification aux yeux de la loi, ce document commercial sert de preuve. Le document comptable engage le client à payer la commande à partir du moment où il l’a réceptionné. Il permet également de prévenir les éventuelles contestations et litiges entre le client et le fournisseur.