Tout savoir sur l’attestation de présence et son utilité

Un de vos employés vous demande une attestation de présence ? Vous devez savoir que vous êtes dans l’obligation de le lui fournir. Vous n’aurez aucun engagement, cela prouve seulement que l’individu en question travaille bien dans votre entreprise. La question qui se pose est de savoir comment bien rédiger cette attestation de présence ? Il faut aussi connaître quels éléments doivent être mentionnés et quelles normes doivent être respectées. Afin de vous aider dans votre rédaction, voici quelques conseils et astuces pour bien rédiger une attestation de présence en bonne et due forme.

Qu’est-ce que l’attestation de présence en entreprise ?

Le statut de salarié implique des obligations dans la vie d’une personne, que ce soit en droit social, pour les impôts ou pour obtenir différents aides financiers. Une attestation de présence est aussi appelée l’attestation de présence employeur. C’est une lettre que vous, en tant qu’employeur devrez rédiger librement suivant la demande de votre salarié. Elle prouve que le salarié est bien présent dans votre société. Vous ne devez pas confondre l’attestation de présence, le certificat de travail et l’attestation de travail. L’attestation de présence confirme que le salarié est bien employé par votre entreprise.

L’utilité d’une attestation de présence

L’attestation de présence n’a aucune vraie utilité pour vous, en tant qu’employeur. Mais, pour l’employé, cette pièce justificative est vraiment très importante. Il lui permet de justifier sa situation professionnelle. C’est également une preuve des heures durant lesquels votre employé a été présent au travail. Il peut en avoir besoin pour faire savoir qu’il est actuellement en poste. Il démontre que votre salarié n’a jamais quitté son emploi. Une attestation de présence pourra lui servir:

• à effectuer des démarches administratives chez des organismes publics et des établissements financières,
• de preuve en cas d’affaires d’ordre juridique,
• pour un stage ou un contrat de formation/d’apprentissage,
• pour un contrat de travail temporaire.

Les éléments qu’il faudra insérer dans une attestation de présence

L’attestation de présence se présente comme une lettre simple où vous devez faire une déclaration sur l’honneur. Il y a quelques mentions qui doivent être inscrites, comme dans tous les documents légaux d’entreprise. Afin d’avoir une attestation de présence en bonne et due forme, vous devez y mentionner :

• Les données utiles sur vous : on parle ici de tous les éléments qui permettront d’identifier votre entreprise, le nom, le siège de votre entreprise, l’immatriculation, etc.
• L’identification du travailleur : il faudra y insérer tous les éléments permettant d’identifier le demandeur d’attestation. On fait référence au nom, prénom, ses contacts, le genre de contrat passé avec l’entreprise (CDD, CDI, Intérim, etc.), le poste qu’il occupe, et toutes les autres données qui le concernent.
• Il faudra noter les dates qui vont attester de la présence du salarié au sein de votre entreprise. Il faudra alors mentionner la date où il a commencé à travailler chez vous.
• Les indications concernant l’établissement de l’attestation de présence : vous devez indiquer la date ainsi que le lieu où l’attestation a été rédigée.

Que faire de l’attestation une fois éditée ?

Une fois l’attestation rédigée, il est possible de le télécharger sous format PDF. Vous ne devez surtout pas oublier de la signer. Vous devez la remettre ensuite à ou aux salariés qui en ont fait la demande. Il est possible de l’envoyer par lettre simple ou recommandée avec accusé de réception.

Vous pouvez aussi la remettre en main propre avec ou sans décharge. En effet, c’est le contenu qui importe, pas la façon de le transmettre.

Les risques encourus si l’attestation de présence présente des fautes

Suivant l’article L 441-7 du Code pénal, l’établissement et l’utilisation d’une attestation de présence erronée, ou même qui a été falsifiée est considérées par la loi comme « faux et usage de faux ». L’individu concerné sera donc puni par la loi. Cette peine pourrait s’aggraver selon l’intention.

Elle devra verser une amende de 15 000 € avec une peine d’emprisonnement d’une année. La rédaction d’une attestation de présence ne doit pas être prise à la légère. Même si elle n’est pas soumise à des règles pendant sa délivrance, elle reste une attestation sur l’honneur.

Différence entre certificat de travail et attestation de travail

Beaucoup de salariés confondent le contrat de travail et l’attestation de présence. Ces pièces justificatives possèdent cependant des valeurs juridiques différentes. L’attestation de travail est rédigée par le dirigeant à la demande du salarié et témoigne que celui-ci est effectivement un salarié de l’entreprise.

En ce qui concerne le certificat de travail, c’est une obligation qui incombe à l’employeur de le rédigé et de le livrer à le salarié une fois le contrat de travail terminé, quelle qu’en soit la raison (démission, fin de contrat, licenciement, etc.).

Les autres genres d’attestation en entreprise

Il faut savoir qu’il y a d’autres types d’attestation en entreprise à savoir :

• Attestation de présence en entretien : cette attestation explique la présence d’un candidat durant l’entretien d’embauche, qu’il ait aboutit ou non. Ce document pourrait lui être utile dans des formalités personnelles.
• L’attestation d’embauche : cette attestation justifie l’embauche d’un salarié au sein de votre entreprise. Il pourrait en avoir besoin pour des démarches auprès d’un établissement bancaire ou des services juridiques.
• L’attestation pôle emploi : cette attestation est pour les personnes au chômage. Il peut vous être demandé quand un individu fait un prêt auprès des établissements bancaires.
• Attestation de stage : cette attestation s’adresse uniquement à un stagiaire ayant effectué son stage au sein de votre société.

Comment un salarié effectue une demande d’attestation de présence ?

La demande d’une attestation de présence ne prend pas beaucoup de temps. Par contre, cela peut prendre un peu de temps pour l’avoir. Le salarié va s’adresser directement à vous pour cette démarche. Notons que ce n’est pas forcément le cas, suivant les dispositions administratives dans votre entreprise. Il y a par exemple des entreprises dont la demande se fait auprès du RH.

Il n’y a pas de normes qu’il faut respecter pour demander cette attestation. Il est possible de vous faire cette demande par mail, par demande écrite et même par oral. Ces formalités dépendront vraiment de votre règlement intérieur.

La durée de validité de l’attestation de présence

Vous devez savoir que l’attestation de présence n’est soumise à aucune réglementation. Tant que les informations marquées sont vraies, elle pourra toujours être utilisée. Pourtant, si la personne l’utilise pour des démarches administratives, ce document devra toujours être daté de moins de 3 mois. Vous pourriez donc avoir d’autres demandes d’attestation.