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Le FEC ou Fichier des Écritures Comptables

Par Laurent , le 30 mai 2022

Le Fichier des Ecritures Comptable est un fichier informatisé regroupant toutes les informations comptable d’une entreprise pendant un exercice donné. En cas de contrôle fiscal, il est impératif de le remettre à l’administration. Toutes les entreprises existantes doivent respecter son format, l’organisation des informations et son contenu, pour se conformer à la législation.

Ce que vous devez savoir sur le FEC

Le Fichier des Ecritures Comptable est devenu obligatoire depuis 2014. Il s’inspire de la norme SAF-T (Standard Audit File for Tax) qui a été introduite par l’OCDE (Organisation de Coopération et de Développement Economique) en 2005. L’OCDE veut instaurer un fichier d’échange de donnée standardisé entre les entreprises et l’administration. Ce fichier est adapté localement dans plusieurs pays. Cela a donné naissance au FEC en France qui est un fichier numérique normé.

Il contient de nombreuses catégories d’informations concernant la comptabilité d’une entreprise. Il permettra de un contrôle plus rapide et moins cher et surtout plus efficace.

À quoi sert le FEC ?

Le FEC va servir de base à quelques contrôles de l’administration fiscale (tris, calculs, classement et recoupement des données). Le vérificateur de la comptabilité aura l’occasion :

  • Contrôler la correspondance des documents comptables avec les déclarations fiscales qui ont été déposées,
  • Alléger sa présence dans l’entreprise,
  • Gagner plus de temps pendant le contrôle.

Vous pouvez le générer automatiquement depuis le logiciel de comptabilité de l’entreprise ou de votre expert comptable. L’administration fiscale a ensuite un délai de 3 mois pour faire ses contrôles. Si le FEC n’est pas remis, le délai n’est pas applicable.

Qui sont concernés par ces écritures ?

Une copie du fichier d’écritures comptable devra être remis par le contribuable qui :

  • Tient sa comptabilité par des systèmes informatisés,
  • Sont soumis à l’impôt sur les sociétés ou bien l’impôt sur le revenu et se trouvant dans la catégorie des bénéfices industriels et commerciaux (BIC) ainsi que des bénéfices non commerciaux (BNC) ou même des bénéfices agricoles (BA).
  • Vont tenir et présenter des documents comptables suivant une disposition du Code Général des impôts (donc qui relèvent d’un régime réel d’imposition).
  • Subissent une vérification de comptabilité.

Les personnes physiques et morales suivants sont dispensées d’établir un fichier d’écritures comptables (FEC) :

  • Les auto-entrepreneurs même s’ils ont une comptabilité informatisé,
  • Les sociétés civiles immobilières ou SCI avec des revenus fonciers dont les associés sont tous des personnes physiques et qui ne sont pas assujettis à des obligations comptables commerciales.

Pour ce qui concerne les entreprises qui ont le statut de micro (micro-BNC ou micro-BIC) qui tiennent un état récapitulatif des recettes sur un tableur ou sur papier (et confiés à un tiers) bénéficieront de mesures de simplification.

À quoi sert le Fichier des Ecritures Comptables ?

Le fichier des écritures comptable est un document qu’il faudra montrer et remettre obligatoirement pendant un contrôle à l’administration fiscale, quand une entreprise tient sa comptabilité au moyen d’un système informatisé. Il faudra que ce fichier soit reproduit en respectant toutes les normes qui sont en vigueur.

Les contenus du FEC

Le Fichier des Ecritures Comptables renferme l’ensemble des données comptables ainsi que des écritures retracées dans les journaux comptables au titre d’exercice. Vous devez classer les par ordre chronologique les écritures qui y figurent. Chaque écriture qui est inscrit devra reprendre l’ensemble des données comptable qu’il y a dans le système informatisé de l’entreprise. Les 18 premières informations doivent être obligatoirement dans cet ordre :

  • Le code journal de l’écriture comptable,
  • Le libellé journal,
  • Le numéro sur une séquence continue,
  • La date de comptabilisation,
  • Le numéro de compte (les 3 premiers caractères doivent être les même que les chiffres qui respectent les normes du plan comptable),
  • Le libellé de compte conforme à la nomenclature du plan comptable,
  • Le numéro de compte auxiliaire,
  • Le libellé de compte auxiliaire,
  • La référence de la pièce justificative,
  • Le libellé de l’écriture comptable,
  • Le montant du débit,
  • Le montant du crédit,
  • Le montant du crédit,
  • Le lettrage de l’écriture (à blanc s’il n’est non utilisé)
  • La date de lettrage (à blanc si non utilisée),
  • La date de validation,
  • Le montant en devise (à blanc si non utilisé)
  • L’identifiant de la devise.

Comment faire une vérifier que le fichier des écritures comptable est conforme

Les entreprises qui ont une comptabilité avec un système informatisé doivent toujours utiliser un logiciel de comptabilité qui respecte toutes les normes qui sont en vigueur et qui vont éditer un fichier des  écritures comptable conformes. Les éditeurs fiables permettront d’établir un fichier d’écriture qui est conforme. Si vous donnez la gestion de la comptabilité à un expert comptable, il établera le fichier conformément à toutes les règles qui sont en vigueur. La direction générale de finance publique offre un outil permettant de vérifier la validité du fichier des écritures comptables. C’est l’outi test du FEC-DGFIP.

Les sanctions s’il n’y a pas de fichier d’écritures comptable

En ce qui concerne la vérification de comptabilité, s’il  n’y a pas de communication ou s’il y a non-conformité du fichier d’écriture comptable, cela expose votre entreprise à quelques sanctions qui sont cumulables :

  • Vous vous exposez à une amende de 5000 euros ou s’il y a une rectification et si le montant est plus élevé avec une majoration de 10 % sur les droits mis à la charge du contribuable,
  • Une évaluation d’office par l’administration fiscale des bases d’imposition surtout en ce qui concerne les irrégularités décelées peut déboucher sur un rejet de comptabilité.

Si vous ne transmettez pas votre fichier des écritures comptables dans le délai de 15 jours après la réception de l’avis d’examen de comptabilité, cela entraînera l’application d’une amende de 5000 euros.